Anualmente, estima-se que no Brasil sejam realizados cerca de 600 mil eventos corporativos, movimentando aproximadamente R$270 bilhões no mercado. Em geral, os eventos são importantes para gerar networking e integração entre os participantes, o que muitas vezes resultam em oportunidades para a empresa. Não apenas novas parcerias, mas também mais produtividade e engajamento. Então, se você está organizando uma feira, conferência, reunião, treinamento, confraternização ou qualquer outro evento, saiba que o planejamento de eventos pode deixar essa tarefa mais simples!
Continue lendo para descobrir quais são os 7 passos que devem ser seguidos para criar um planejamento de eventos na prática.
Para que serve o planejamento de eventos?
Sem dúvida, a etapa de planejamento é fundamental para o sucesso de qualquer evento. Afinal, ela permite organizar todos os aspectos que envolvem a realização da ocasião. Desde a escolha do local, até o orçamento disponível. Portanto, o planejamento facilita o entendimento geral do evento e ajuda a encontrar as melhores estratégias para colocar em prática.
Um aliado para evitar surpresas desagradáveis
Aliás, o planejamento vai muito além de apenas listar a quantidade de convidados e os lanches que serão oferecidos. Também, essa organização permite prever situações e encontrar alternativas para cada uma delas.
Por exemplo, imagine que você organizou um treinamento para o pessoal da empresa, mas optou por um lugar longe e de difícil acesso para os colaboradores. Além da equipe não conseguir participar, seria uma situação bastante frustrante para todos! Sem contar o desperdício de tempo e dinheiro.
Outro risco que pode ser evitado com o planejamento, é o de gastar acima do orçamento. Além de listar todos os recursos e investimentos que serão necessários, nessa etapa também é possível encontrar os melhores fornecedores, definir prazos e equipes responsáveis por cada setor. Assim, será viável realizar um evento com um bom custo-benefício para a empresa.
Enfim, sem o planejamento há o risco de deixar algo passar despercebido ou de se perder em um amontoado de orçamentos e anotações.
Modelo de planejamento de eventos
De maneira geral, todo planejamento de eventos precisa ter algumas prioridades, que merecem uma atenção a mais de quem está organizando o evento. Por exemplo:
- Definição do público-alvo que participará;
- Orçamento disponível;
- Cronograma do que será feito;
- Fornecedores (ou patrocinadores).
Inclusive, a etapa de planejamento exige bastante disposição, organização e atenção a fim de que os detalhes não passem batidos. Então, para deixar essa tarefa mais fácil, você pode seguir um “passo a passo”, que servirá como um guia.
Veja quais são as principais etapas que devem ser seguidas:
- 1. Estabelecer o objetivo do evento;
- 2. Definir o público-alvo;
- 3. Escolher a data;
- 4. Definir o local;
- 5. Criar o cronograma;
- 6. Definir o orçamento;
- 7. Escolher as estratégias de divulgação.
Quais as etapas de um planejamento de eventos?
Agora, descubra em detalhes dicas sobre o que fazer na prática em cada dessas etapas!
1. Estabelecendo o objetivo do evento
Antes de mais nada, é importante que você pense: “por que eu estou organizando esse evento?”. Afinal, o planejamento deve começar com a definição de um objetivo. Ou seja, é preciso colocar no papel o que pretende-se alcançar com a realização do evento.
Na maioria das vezes, os eventos corporativos têm como finalidade:
- Promover a confraternização entre os funcionários;
- Celebrar uma data comemorativa;
- Lançar um produto ou serviço no mercado;
- Comemorar o aniversário da empresa;
- Reforçar a imagem da marca;
- Comprometer-se com causas sociais;
- Estreitar o relacionamento com os clientes.
Enfim, o objetivo do evento é bastante singular de cada negócio.
2. Definindo o público-alvo
Depois, é preciso definir o público para qual o evento será destinado. Afinal, isso é fundamental para realizar as etapas seguintes. Assim, ficará mais fácil de entender:
- As formas de divulgação;
- Localização;
- Horário;
- Valores que serão cobrados;
- Formato;
- Brindes que serão distribuídos.
Por exemplo, imagine que você vai organizar um evento para comemorar o aniversário da empresa. Certamente, o público-alvo serão os funcionários, certo? Dessa forma, é possível ter uma direção e concluir que o evento poderá ser realizado presencialmente, dentro da própria empresa, em horário comercial e com entrada franca. Viu só?! Definir o público-alvo torna as demais etapas muito mais práticas.
3. Escolhendo a data
Aqui, uma dica é evitar feriados ou datas próximas a feriados prolongados, como Natal, Ano Novo ou Carnaval. Geralmente as pessoas aproveitam esses feriados para viajar, de modo que não poderão comparecer.
Embora a data seja um fator específico de cada evento, é preciso ter essa etapa bem definida a fim de garantir que os prazos sejam cumpridos. Por exemplo, estabelecer a data é importante para alugar o local, orçar os brindes, contratar o bufê e as animações do evento.
4. Definindo o local
Outro fator determinante para o sucesso do evento, é a escolha do local. Normalmente, é importante considerar:
- Quantidade de convidados;
- Perfil do público-alvo;
- Vias de acesso;
- Capacidade do espaço;
- Segurança;
- Estacionamento;
- Infraestrutura.
Aliás, este último tópico é mais importante do que parece! Por exemplo, em casos de reuniões ou cursos, é importante escolher um local com infraestrutura completa, como mesa, cadeiras, projetor, som, computador e, se possível, um espaço para coffee break.
5. Criando o cronograma
Nesse sentido, para garantir que na hora do evento tudo saia conforme o planejado, é importante ter um cronograma pré-estabelecido. Aqui, você pode definir horários para questões como:
- Início e encerramento;
- Discursos;
- Entrega de brindes;
- Shows;
- Refeições;
- Premiações.
Enfim, estabelecer um cronograma é fundamental para permitir que tudo flua de maneira organizada.
6. Definindo o orçamento
Depois de listar tudo o que será necessário para o evento, chegou o momento de definir o orçamento. Portanto, procure listar todos os investimentos, detalhando fatores como:
- Fornecedores;
- Decoração;
- Buffet;
- Brindes personalizados;
- Locação;
- Divulgação;
- Convites;
- Atrações.
Aqui, uma dica é fazer pesquisas a fim de economizar o máximo possível, mas sem comprometer a qualidade do evento. Afinal, é importante não extrapolar o orçamento proposto.
7. Definindo as estratégias de divulgação
Por fim, chegou o momento de estabelecer como será a divulgação do evento. A saber, para que as pessoas compareçam à ocasião elas precisam saber onde, quando e o horário que o evento vai acontecer.
Dentre as possíveis formas de divulgação, você pode convidar por:
- E-mail;
- Telefone;
- WhatsApp;
- Redes sociais.
Ou ainda, pode convidar os participantes através de um press kit. Ou seja, um conjunto de materiais que têm como objetivo divulgar o evento para um público específico. Essa ferramenta é bastante indicada quando os convidados são pessoas da imprensa, investidores, acionistas ou até mesmo os próprios colaboradores da empresa.
Inclusive, você pode criar o press kit com brindes personalizados, que poderão ser utilizados durante o evento. Por exemplo, caso o evento seja da área da beleza, você pode montar um kit composto por uma necessaire, uma sacola, amostras de produtos e um convite impresso.
Planejamento de eventos: estratégias de marketing
Normalmente, o marketing é uma ferramenta importante para os eventos. Não apenas como forma de divulgação, mas também para promover uma experiência positiva ao público. Embora o universo digital apresenta uma diversidade de opções (como as redes sociais, site, e-mail marketing, anúncios), lembre-se: para que o público realmente saia satisfeito do evento, é preciso encantar.
Para isso, os brindes personalizados são a melhor alternativa! Além de serem utilizados como forma de convite, os acessórios também podem ser distribuídos como:
- Presente aos participantes;
- Patrocínio das marcas parceiras;
- Premiação;
- Presente em sorteios;
- Boas-vindas.
Enfim, os brindes ajudam a garantir a satisfação do público, de modo que eles comentem sobre o evento de maneira positiva. Além de fazer o investimento de tempo e dinheiro valer a pena, distribuir brindes durante os eventos melhora a percepção de valor e amplia a visibilidade da empresa. Principalmente, quando tratam-se de itens funcionais.
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