Quer preparar uma confraternização com a equipe, mas não sabe por onde começar? Então confira esse checklist de como organizar festa de fim de ano na empresa!
O final de ano chegou e com ele vem uma série de tradições. Aliás, quando o assunto é ambiente corporativo, uma das atividades mais esperadas é a festa de final de ano. Afinal de contas, seja para comemorar o ano que se passou ou deixar os colaboradores motivados para o que está por vir, a confraternização faz parte da cultura organizacional da maioria dos negócios.
A saber, geralmente a organização dessa tarefa fica por conta da equipe de RH ou do Marketing. Porém, nem sempre é fácil planejar o evento, pois quando a data se aproxima é comum surgirem diversas dúvidas. Por exemplo, o local onde será realizado, a quantidade de pessoas, o tema da festa, as atrações… enfim!
Então, se você também precisa de assistência para organizar o evento perfeito, não se preocupe porque é nisso que vamos te ajudar hoje! Continue com a gente e descubra um checklist de como resolver na prática os principais desafios que envolvem essa ocasião.
O que a festa de fim de ano representa na prática para as empresas?
A saber, uma festa de confraternização na empresa não serve apenas para incentivar a socialização entre os funcionários. Mas, além de oferecer um espaço de descontração para que as pessoas de diferentes setores possam interagir, essa comemoração vai além.
Uma vez que reconhece o trabalho de todos no ano que passou, transmite uma imagem positiva, que contribui para elevar a produtividade dos colaboradores, Além disso, melhora a integração entre as equipes, o comprometimento com a companhia e promove uma imagem positiva da marca.
A nova forma de confraternizar
Aliás, sabemos que por causa da Covid-19 certamente as comemorações não acontecerão da forma tradicional que conhecemos. Mas ainda assim, é possível organizar uma celebração segura. Inclusive, com certeza essa ação terá um impacto positivo na equipe, em especial depois de um ano difícil e de tantas incertezas.
Por isso, em especial neste ano, o objetivo da confraternização deve ser resgatar o convívio, reaproximar os colaboradores e criar um clima de descontração na equipe. Porém, é importante lembrar que apesar da flexibilização, ainda é necessário muito cuidado.
Por exemplo, respeitando o distanciamento e ficando atento às medidas de segurança como o uso do álcool gel. Ou ainda, promovendo encontros virtuais, com dinâmicas diferentes, para surpreender o time.
Desafios de organizar festa de final de ano na empresa
Como qualquer outro evento, a festa de confraternização exige planejamento e organização para ser um sucesso. Isto é, trazer não somente resultados para a empresa, mas também proporcionar uma experiência positiva e memorável para os funcionários.
Então, é comum que ao começar o planejamento apareçam alguns desafios para os organizadores da festa. Por exemplo:
- Quantidade de verba disponível;
- Prazo apertado;
- Falta de criatividade para os temas;
- Decorações improvisadas;
- Dúvida sobre presentes e brindes para os convidados;
- Falta de familiaridade com o planejamento.
Então, para dominar essas objeções e conseguir manter o foco, uma dica assertiva é seguir um checklist. De fato, isso nada mais é do que uma lista com:
- os principais pontos que devem ser analisados,
- alocados em etapas a serem seguidas;
- desdobrar as em tarefas a serem executadas;
- todas elas com responsável e prazo definidos.
Checklist para organizar festa de fim de ano na empresa
01 – Planejamento
Antes de qualquer coisa, o mais importante é se planejar com antecedência, pois deixar tudo para a última hora dificulta garantir a qualidade da festa. Ou seja, nesta etapa inicial é importante definir:
- Data do evento;
- Local que será realizado;
- Quantidade de pessoas;
- Orçamento aproximado.
Aqui, é preciso montar um cronograma retroativo do evento. Assim, a partir da data de realização, determinar todas as etapas que devem acontecer antes.
Por exemplo, quando será preciso convidar os colaboradores, fechar os orçamentos, colocar as coisas em produção, montar o cardápio e até o prazo máximo para bater o martelo sobre o local da festa. Sem dúvida, o cronograma facilita o processo e evita atropelos e esquecimentos.
02 – Como organizar festa de fim de ano na empresa: Cotação
Depois de já ter definido o cronograma, chegou o momento de fazer a cotação dos serviços. Afinal de contas, antes de mais nada é preciso garantir que tudo esteja dentro do orçamento, com um bom custo-benefício para a empresa.
Então, é importante analisar preços para avaliar o que mais se adequa à sua necessidade. Agora é a hora de solicitar os orçamentos a diversos fornecedores, até para que seja possível comparar preços antes de contratar os serviços.
Por exemplo, para uma festa de fim de ano, geralmente os serviços mais cotados são:
- Local;
- Buffet;
- Coffee break;
- Decoração;
- Material gráfico (convites, cartões, banners);
- Seguranças;
- Atração musical;
- Brindes e prêmios;
- etc.
03 – Definição do tema
Em primeiro lugar é preciso lembrar que as festas temáticas sempre são as preferidas dos colaboradores: a maioria adora esse tipo de evento! Então, busque ideias com a própria equipe para descobrir qual tema os agradaria mais. Por exemplo, algumas ideias são:
- Festa havaiana;
- Personagens do cinema;
- Festa do karaokê.
Aliás, temos um conteúdo que mostra os 5 melhores temas para festa de final de ano na empresa. São ideias super criativas e que com certeza animam qualquer equipe para a confraternização!
04 – Programação do evento
Além de um tema criativo, é importante programar as outras ações que vão acontecer durante a festa para engajar a equipe. Por exemplo, uma ideia que geralmente costuma esquentar as festas de fim de ano na empresa são os sorteios de prêmios entre os funcionários.
Aliás, uma alternativa é criar brindes personalizados para serem sorteados durante a ocasião! Geralmente os funcionários adoram e há uma disputa saudável entre todos para adquiri-los! Por exemplo, algumas opções são:
- Bolsas térmicas;
- Mochilas personalizadas;
- Necessaires ou sacolas personalizadas.
Enfim, as possibilidades são inúmeras!
Por exemplo, se a festa for com o tema de karaokê, já pensou em organizar competições entre os funcionários e presentear com brindes personalizados aqueles que vencerem os duelos? Certamente, é uma forma ideal para engajar a equipe a entrar no clima da festa!
05 – Como organizar festa de fim de ano na empresa: contratação dos serviços
Depois de ter feito a cotação e pesquisado pelas melhores opções, chegou o momento de contratar os serviços para a festa de confraternização. Aliás, é importante ficar atento em relação aos prazos dos fornecedores contratados.
Por exemplo, procure verificar se, além dos bons preços, eles oferecem serviços e produtos de qualidade. Principalmente, se garantem cumprir os prazos que você precisa.
Produção de brindes personalizados
Aliás, se você for distribuir brindes personalizados na festa de confraternização da empresa, o prazo é um fator muito importante. Assim, para garantir que fiquem prontos até a data do evento, é importante fazer analisar o orçamento e fazer o seu pedido com antecedência.
Aqui vale lembrar a importância de contar com fornecedores competentes para desenvolver e produzir os brindes. Primeiro, porque não há nada pior do que receber um brinde de qualidade inferior do esperado, não é mesmo? Segundo, porque de nada adianta cumprirem todas as exigências mas não entregarem no prazo.
Com relação a isso, na Roar você pode ficar tranquilo! Afinal, atuamos há mais de 20 anos atuando no mercado promocional, criando brindes de qualidade e tratando os clientes com seriedade! Nos orgulhamos de ter como um dos nossos principais diferenciais o respeito criterioso aos prazos acordados.
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06 – Convite para os participantes
Então, somente depois de já ter tudo planejado e organizado, é que de fato você deve enviar os convites para quem vai participar da festa. Aliás, certamente nessa etapa você já tem bem definido o tema da festa e os convidados. Sejam eles colaboradores, acionistas, parceiros, clientes ou fornecedores.
Seja como for, é essencial caprichar na arte do convite e inserir algumas informações sobre a festa, tais como:
- Data e horário;
- Endereço;
- Se é permitido levar acompanhante;
- E se a festa é temática, para que os participantes estejam à caráter.
07 – Divulgue a festa
Um dos segredos para o sucesso de uma festa de confraternização na empresa é criar uma expectativa positiva antes do grande dia. Ou seja, divulgue formalmente com antecedência! Portanto, algumas opções para relembrar os colaboradores, são:
- Cartazes;
- Intranet;
- E-mail;
- Convite impresso;
- Ou até mesmo um brinde personalizado!
Se possível dê algum spoiler do que vai acontecer de especial durante o evento, a fim de que os participantes tenham interesse e fiquem ansiosos pelo dia da festa.
08 – Como organizar festa de fim de ano na empresa: grande dia!
Por fim, chegou o momento de curtir com a equipe a tão esperada festa de confraternização na empresa. Afinal, se você seguiu esse nosso checklist certamente não precisará esquentar a cabeça com nada durante o evento!
Também, não esqueça de anotar o que deu certo e o que precisa ser melhorado para as festas de confraternização dos próximos anos.
CONCLUSÃO
Quando chega o final de ano, uma das principais tradições da cultura organizacional da maioria das empresas é a festa de confraternização. No entanto, planejar e organizar esse evento não é uma tarefa fácil. Afinal de contas, é comum surgirem dúvidas e desafios relacionados a prazos, orçamento, cotações… Enfim, fatores que devem ser considerados com atenção para que a festa seja um sucesso.
Apesar de exigir bastante dedicação, essa ocasião é essencial para engajar e motivar os colaboradores e parceiros da empresa. Então, para facilitar o planejamento da festa, seguir este checklist é fundamental! Além de organizar as etapas, ele permite que não aconteçam imprevistos no planejamento ou durante o próprio evento.
Aliás, se você pretende tornar a confraternização ainda mais especial, os brindes personalizados são uma alternativa ideal! E não esqueça que é muito importante que eles sejam orçados e encomendados com antecedência.
Então, clique aqui para baixar o catálogo de brindes da Roar e não deixe para a última hora: garanta brindes de qualidade e dentro do prazo para fazer com que a sua festa de confraternização seja incrível!
